Эти пять критериев помогут не попасть в зависимость от недобросовестного партнёра и сэкономить миллион за год.

01

Стабильные остатки

Поставщик, у которого товар постоянно «заканчивается», — причина ваших пустых полок и срывов поставок конечным клиентам. Запрашивайте статистику по дефициту за последние 3–6 месяцев. Надёжный партнёр имеет собственный склад в регионе и страховой запас по топовым позициям (не менее 30% от среднемесячных продаж). Если поставщик отгружает только «с колёс» — вы первый, кто попадёт под перебой при любом сбое логистики.

Как проверить: возьмите тестовый заказ из 10 случайных позиций — оцените процент отгрузки в течение 24 часов. Меньше 90% — красный флаг.
02

Прозрачное ценообразование

Демпинг — временный, стабильные цены — признак надёжности. Если цена на один и тот же товар скачет каждую неделю на 15–20%, вы не можете планировать себестоимость блюд. Идеальный поставщик фиксирует стоимость на 2–4 недели и предупреждает об изменении за 5–7 дней. Также избегайте скрытых платежей: отдельная наценка за упаковку, паллетный борт, ночную доставку.

Совет: запросите коммерческое предложение с детализацией всех расходов — от выезда машины со склада до въезда на вашу территорию.
03

Документы

Для общепита и розницы обязательны: декларации о соответствии, сертификаты на каждую партию скоропорта, счета-фактуры с НДС, товарные накладные, акты сверки. Без этого вы рискуете получить штраф при проверке Роспотребнадзора (до 300 000 ₽). Поставщик должен предоставлять документы в электронном виде через ЭДО или хотя бы по e-mail в день отгрузки. Спрашивайте про архив документов за последние 2 года — если его нет, ваша бухгалтерия скажет спасибо тому, кто заменит такого партнёра.

Чек-лист на первой встрече: попросите показать три закрытые поставки (документально). Разница между «можем предоставить» и «вот, лежат в папке» — огромная.
04

Логистика

Свои машины с рефрижераторами — признак состоявшегося поставщика. Уточните: сколько машин в парке, какой радиус обслуживания, есть ли резервный транспорт на случай поломки. Температурный режим должен контролироваться онлайн (термографы с сохранением истории). Задержки более чем на 2 часа от заявленного окна — системная проблема, а не случайность. Узнайте, кто платит за возврат бракованного товара — поставщик или вы. Правильный ответ: поставщик за свой счёт.

Тест: закажите товар в пятницу вечером с доставкой на понедельник утро. Профессионал перезвонит в субботу и подтвердит время, новичок — забудет или начнёт оправдываться.
05

Сервис менеджера

Один менеджер на 200 клиентов — гарантия того, что на ваш звонок ответят через час (или не ответят вообще). Идеальная нагрузка — до 30 активных клиентов на одного персонального менеджера. Он должен знать вашу кухню, период оборачиваемости и хотя бы раз в месяц приезжать с пробниками новинок. Простой критерий: поставщик, у которого менеджер помнит, как вас зовут, без поиска в CRM, — остаётся с вами на годы.

Проверка: позвоните в поддержку в пятницу в 16:55. Если трубку взяли, решили вопрос и не сказали «все ушли, звоните в понедельник» — это уровень сервиса.
90%
тестового заказа — норма отгрузки
300 000 ₽
штраф Роспотребнадзора за отсутствие сертификатов
30
активных клиентов на одного менеджера — норма

📋 Чек-лист перед подписанием договора

  • Поставщик работает на рынке не менее 2 лет
  • Есть склад в вашем регионе или соседнем
  • Предоставил 3 рекомендации от действующих клиентов
  • Показал историю поставок по 5 случайным позициям (минимум 3 месяца)
  • Не требует предоплату 100% (максимум 30-50%)
  • В договоре прописан штраф за срыв поставки

Ответы на частые вопросы

Что делать, если поставщик задерживает документы?
Требуйте электронные копии в день отгрузки. Если задержка более 2 дней — вычитайте 3-5% из суммы заказа за каждый день просрочки. Пропишите это в договоре.
Как понять, что поставщик демпингует, а потом резко поднимет цены?
Запросите прайс за последние 6 месяцев. Если цена несколько раз менялась более чем на 15% без объективных причин (резкий скачок курса, запрет импорта) — вас разгонят на дешёвом старте, а потом привяжут к невыгодным условиям.
Нужен ли ЭДО для работы с поставщиком?
Обязательно, если вы планируете больше 10 поставок в месяц. ЭДО экономит до 80% времени бухгалтера и исключает потерю документов. Поставщик должен поддерживать хотя бы одного из операторов (СБИС, Диадок, Контур).
Как проверить реальные остатки, а не «витринные»?
Попросите скриншот складской системы (WMS) по 3-4 позициям. Если отказываются — велика вероятность, что половины товара нет в наличии, и они работают по схеме «найдём у дистрибьютора».

Ищете поставщика, который пройдёт все пять критериев?